INTRUCCIONES DE TRABAJO POR FAVOR SER CUIDADOSO CON EL SIGUIENTE DOCUMENTO EL CUAL EXPLICA EL MANTENIMIENTO DE LOS AIRES ACONDICIONADOS


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1 UNITED STATES EMBASSY Bogota, Colombia. SECCION DE ASUNTOS NARCOTICOS (NAS) TITLE: MANTENIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS BOGOTÁ, COLOMBIA Number of pages: Request No. Date: INTRUCCIONES DE TRABAJO POR FAVOR SER CUIDADOSO CON EL SIGUIENTE DOCUMENTO EL CUAL EXPLICA EL MANTENIMIENTO DE LOS AIRES ACONDICIONADOS 1) OBJETO DE APLICACIÓN: El participante ganador (contratista) es responsable de realizar el mantenimiento rutinario periódico preventivo y reparación de todas las unidades de aire acondicionados y reportará mensualmente el estado de cada unidad y todos los trabajos realizados. Contratista será responsable de inspeccionar inicialmente todas las unidades de la Unidad de Aviación de La Sección Asuntos Narcóticos de la Embajada de EE.UU. y presentar un informe escrito de la inspección a NAU dentro de los 30 días de la aceptación del contrato. El Contratista inspeccionará todas las unidades o partes antes de comenzar el mantenimiento preventivo de rutina (inventario inicial adjunto). El informe inicial por escrito a la NAU mostrará el estado de todas las unidades de aire acondicionado. El informe describirá cada unidad de aire acondicionado por ubicación y si 1) está en funcionamiento, 2) es necesaria una reparación, 3) se recomienda su sustitución. Con base en este informe inicial, y según el criterio del Gobierno de Estados Unidos (USG), las unidades que NAU considere que su reparación no se justifica debido a su alto costo podrán ser sustituidas siendo el Gobierno de Estados Unidos quien asuma su costo. Del mismo modo, los artículos adquiridos inicialmente para reemplazar las piezas defectuosas para poner las unidades en funcionamiento, deberán ser costeados y procesados por NAU. Esto representará 30 días de evaluación escrita elaborada por el contratista. Los gastos de transporte se incluirán en el paquete de cotización preparado por el vendedor. Se desarrollará una lista de inventario de trabajo de todas las unidades operativas de aire acondicionado y se utilizará como referencia para el resto del contrato. La rutina de mantenimiento preventivo, reparación y reporte iniciara al finalizar los 30 días de periodo de valoración o después de que esta sea completada y aprobada por NAU. El contratista proveerá una cotización con precios básicos incluyendo el mantenimiento correctivo y preventivo de acuerdo con la lista adjunta. Si durante el periodo de evaluación el vendedor identifica un nuevo requerimiento no aparezca en la lista, se emitirá una modificación para incluir ese requerimiento. Con el fin de continuar con el mantenimiento correctivo y preventivo de las necesidades identificadas y aprobadas por NAU, que sean parte de la evaluación, NAU emitirá un PR para obtener una orden aprobada por el Oficial de Contratos para autorizar al vendedor y proceder con la orden. La próxima fase del contrato será solo el mantenimiento preventivo.

2 2) MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y REPARACIONES MENORES DE LAS UNIDADES DE AIRE ACONDICIONADO: i) Durante la vigencia del contrato el contratista deberá suministrar todas las piezas, materiales, herramientas, equipos, mano de obra e insumos para completar el trabajo. Los posibles proveedores ofrecerán un precio fijo para las necesidades de mantenimiento preventivo identificadas en la lista. Ya que este contrato será con opción de un año, un año de base con opción a cuatro años más adicionales, el contratista proporcionará presupuesto sobre la base de estas opciones. Los repuestos para reparación utilizados por el Contratista serán nuevos. El contratista no es responsable de suministrar motores y compresores nuevos pero si es responsable por las reparaciones y rebobinado de los mismos. NAU no asumirá con ningún costo por fuera de este contrato, con excepción del reemplazo de motores y/o compresores que sean irreparables por parte del contratista. NAU tendrá derecho a que los componentes que sean determinados irreparables, sean examinados por una firma y/o persona(s) calificadas. ii) En el termino de la duración del contrato, el Contratista deberá mantener suficientes existencias de repuestos necesarios para mantener las unidades de aire acondicionado funcionando completamente. NAS / NAU no tomará bajo custodia los repuestos previstos por el proveedor en existencias para las necesidades futuras. Es responsabilidad de proveedor tenerlos disponibles cuando sea necesario. Durante el proceso de cotización, los vendedores están invitados a presentar propuestas de cómo se va a satisfacer este requisito. iii) El contratista es responsable de la satisfactoria operación de los aires acondicionados y facilitará el correcto uso final entregando instrucciones escritas por cada tipo de unidad. La falta de mantenimiento/reparaciones no causará que ninguna unidad permanezca inoperable o con salida de aire degradado por más de un periodo razonable que [No excederá los cinco (5) días]. El vendedor no se hará responsable si la unidad ha sido transferida a otro lugar y durante este trámite ha sufrido daños. El Oficial de Contratos de NAS/NAU informará por escrito cualquier actualización que afecte la ubicación de las unidades, su estado y reparaciones realizadas durante los últimos 30 días. Este informe de certificación deberá incluir una lista de ubicación de todas las unidades de aire acondicionado cubiertos por contrato, su condición actual y las reparaciones realizadas durante el mes. iv) El contratista no se hace responsable por los daños debido al alto voltaje, picos de energía eléctrica, fusibles, si el interruptor de circuito se desconecta, o error del operador. v) Este contrato cubre todas reparaciones de los aires acondicionadores de NAU como se indica en el listado de inventario adjunto a menos que se acuerde que la reparación no se justifica debido a su alto costo. En este caso, la unidad será dada de baja en el inventario y el contratista no tendrá ninguna responsabilidad en cuanto a su condición posteriormente.

3 3) HORAS DE SERVICIO: El contratista estará disponible a realizar los trabajos de acuerdo con la valoración preparada y un horario de funcionamiento aprobado por el Oficial de Contratos de NAS y el representante de NAU. 4) SALUD OCUPACIONAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SEGURIDAD SOCIAL: el contratista cumplirá con todas las disposiciones legales vigentes del Ministerio de la Protección Social para la seguridad industrial y salud ocupacional. Este requisito se aplica a todo el personal y el público en general en el lugar de trabajo. El Contratista se asegurará de que todos los trabajadores estén inscritos en un sistema de seguridad social que incluye actuales y financieramente al día EPS (Entidad de Salud), A.R.P. (Administración de Riesgos Profesionales) y parafiscales. El Contratista será responsable de los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de este párrafo. 5) TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO: El Contratista es responsable de todos los costos de transporte, alimentación y hospedaje de su personal para llevar a cabo este contrato (éste será incluido en el presupuesto presentado por el vendedor). Se adjunta lista de los lugares. 6) SEGURIDAD Y ACCESO: Todo el personal contratista deberá seguir las normas de seguridad en el lugar dispuesto por el representante del Gobierno de EE.UU. o el comandante local colombiano. El representante de Gobierno de los EE.UU. ayudará al personal del contratista con el acceso a las bases según sea necesario. En ningún caso, los aires acondicionados o sus partes serán retirados las instalaciones sin el permiso oficial por escrito de NAU. 7) REPRESENTANTE DEL GOBIERNO U.S.(COR): El contratista deberá coordinar los servicios con el Gerente de Logística NAU. El Gerente de Logística NAU es el punto de contacto para este contrato. Teléfono: El Contratista mantendrá informado al COR sobre cualquier asunto que pueda afectar esta instrucción de trabajo. El Oficial de Contratos de NAS proporcionará una copia de las responsabilidades y las limitaciones del COR bajo el contrato. 8) SUPERVISION DEL PERSONAL CONTRATISTA: El Contratista deberá hacerse responsable de supervisor el personal bajo su cargo para la ejecución del contrato. 9) PERIODO DE EJECUCION: Este contrato iniciará a un año; un año inicial y cuatro años más opcionales. Este primer año iniciará una vez firmado el contrato por el vendedor seleccionado y el NAS CO. Se incluye información adicional sobre el año opcional en el paquete de solicitud. Las reparaciones menores pueden incluir cualquiera de los siguientes: (reparación o reemplazo) 1. Interruptor de baja presión 2. Condensador de funcionamiento 3. Control de alta presión 4. Condensador de arranque

4 5. Dispositivo de medición 6. Aspa del ventilador del condensador 7. Calentador del Carter 8. Contactor 9. Termostato no digital 10. Control de Ventilador 11. Motor de Ventilador 12. Correa de ventilador 13. Relevador de ventilador 14. Relevador de retardo de tiempo 15. Refrigerante, 2 libras Max Las partes no mencionada anteriormente y la mano de obra asociadas con la sustitución de las mismas se obtendrá a través de los métodos habituales de contratación de NAU. Inspección de mantenimiento preventivo incluye lo siguiente: 1. Revisión de los filtros de aire de controlador. Limpieza o reemplazo según sea necesario 2. Revisión de carga refrigerante adecuada 3. Revisión de condensador y limpieza si es necesario 4. Lubricar el motor del ventilador del condensador 5. Revisión de la tensión de las aspas del ventilador del condensador 6. Ajustar las conexiones eléctricas del equipo 7. Revisión del voltaje en la unidad 8. Comprobar drenaje de condensación por bloqueo. Limpiar si es necesario 9. Revisar las condiciones la correa del ventilador, tensión y alineación. Reemplazar si es necesario 10. Lubricar todos los cojinetes si es del caso 11. Revisión de ventiladores para su limpieza 12. Revisión de los controles de seguridad 13. Inspeccionar los puntos de contactor 14. Revisión y limpieza de termostato 15. Revisión de control de bloqueo 16. Inspeccionar la limpieza del serpentín del evaporador 17. Inspeccional condensador de arranque 18. Inspeccionar condensador de funcionamiento 19. Revisión de vibraciones y ruidos existentes 20. Inspeccionar relés 21. Verificar y registrar el funcionamiento de los amperajes de funcionamiento y arranque de la tarjeta de la unidad de servicio. 22. Verificar y registrar las presiones de succión y descarga en la tarjeta de la unidad de servicio. 23. Hacer recomendaciones de todas las reparaciones necesarias en el sistema 24. Documentar todas las reparaciones y mantenimiento y entregar a NAU un informe mensual de todas las unidades de servicio

5 25. La unidad se mantendrá trabajando con las óptimas especificaciones del fabricante sobre rendimiento y temperatura de salida.

6 CERTIFICACIÓN DE UNIDADES EN FUNCIONAMIENTO Certifico que las unidades de aire acondicionado de NAS (número de unidades) han recibido cuidado preventivo durante el período Ubicación mes. Además certifico que unidades han estado inoperables durante (mes) (número) el mes debido a carencia de mantenimiento preventive de rutina. Se adjunta un listado complete de las unidades de aire acondicionado por número de identificación y por ubicación.

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